KĄ DARYTI, JEI MANO DARBUOTOJAI PER DAUG UŽIMTI?

2019-05-15 11:03

Ar Jūsų įmonėje yra darbuotojų, kurie skundžiasi, kad, turėdami per daug darbų, nieko nespėja? Tokių, kurie vėluoja, nes, anot jų, turi dar „milijoną“ neatliktų užduočių, o dienotvarkė, kaip patys sako, jau „dega“? Jeigu savo komandoje turite taip arba panašiai kalbančių žmonių, šis praktinis patarimas bus Jums naudingas.

Yra keli šios situacijos sprendimo būdai. Pradėkime nuo tų, kurių efektyvumas mažiausias. Taigi, pirmas variantas: galite aukščiau aptartą žmogų tiesiog palikti ramybėje. Kai kurie mano pažįstami vadovai šį būdą renkasi ir sako, kad nenori skirti pirmenybės darbuotojui, kuris nuolat skundžiasi, yra nepatenkintas ir užimtas, tad paprasčiausiai palieka jį ramybėje. Atrodo veiksminga? Nelabai.

Kitą variantą dažnai renkasi griežtesni vadovai. Šiuo atveju reikalavimas atlikti darbą išsakomas pakeltu tonu ir palydimas smūgio kumščiu į stalą. Tokiems vadovams darbuotojų užimtumas nerūpi – užduotis turi būti atlikta nepaisant visų aplinkybių. Ar šį būdą galima pavadinti efektyviu? Ko gero, ne.

Ką daryti? Atlikite laiko auditą. Kas tai yra? Jeigu įsivaizduojate, kas yra finansinis auditas, nesunkiai suprasite ir laiko audito principą: nuolat per dideliu darbų kiekiu besiskundžiančiam darbuotojui įteikite tuščius popieriaus lapus su sužymėtomis visos darbo dienos valandomis (tarsi tuščius kalendoriaus lapus) ir paprašykite, kad penkias dienas iš eilės kruopščiai fiksuotų kiekvieną užduotį, atliekamą darbo dienos metu. Taip darbuotojas atliks laiko auditą. Šitai daryti nelengva – dažnai, užfiksavę dalį dienos laiko, žmonės užsimiršta, o po kurio laiko vėl prisimena. Todėl svarbu tuo užsiimti keletą dienų.

Laiko auditas turi atrodyti taip: telefono skambutis (5 minutės), pokalbis su kolega (15 minučių), pasiūlymo ruošimas klientui (25 minutės), susirinkimas (pusantros valandos) – ir taip penkias dienas iš eilės nuo pat ryto iki dienos pabaigos. Siekiant, kad darbuotojai nepamirštų audito, patariu pasiūlyti telefone įsijungti priminimus. Kas porą valandų suskambės telefonas su užrašu „laiko auditas“. Darbuotojui padarius tokį penkių dienų aprašą, užuot paėmę, paprašykite, kad pats jį išanalizuotų – ką jis mato, kaip atrodo jo darbas. Kodėl tai vertinga? Tokiu būdu pats žmogus įsivertina savo darbo efektyvumą; labai dažnai po šio audito žmonės supranta, kur dingsta jų laikas, kas yra jo laiko „vagys“, kur laikas yra „deginamas“ ar išnaudojamas neefektyviai. Kai darbuotojas padaro išvadas, pasikalbėkite su juo, išgirskite pamąstymus apie esamą situaciją ir apie tai, koks, jo nuomone, yra jo efektyvumas, bei ką jis norėtų ir galėtų pakeisti. Tuomet imkitės konkrečių veiksmų, padėsiančių žmogui stabilizuoti jo darbo krūvį.

Tai yra tikrai efektyvi priemonė, kurios nauda įsitikinę vadovai ją taiko kartą per tris, keturis mėnesius net ir tada, kai darbuotojai nesiskundžia didele darbų apkrova. Ši priemonė puikiai tinka siekiant padidinti veiklos efektyvumą, optimizuoti procesus ir pasiekti geresnius rezultatus. Pabandykite ir pamatysite, kad turimą laiką galima išnaudoti daug efektyviau.

 


Šiuo metu komentarų nėra.

Palikite komentarą

Jūsų el. paštas nebus skelbiamas viešai. Privalomi laukeliai pažymėti *